Zeitgemäße Datenarchivierung und -Verwaltung

Gesetzeskonforme Datenarchivierung

In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt ist eine moderne und gesetzeskonforme Datenarchivierung unerlässlich. Zeitgemäße Systeme ermöglichen die sichere, strukturierte und langfristige Speicherung sensibler Informationen – von Patientenakten über Verwaltungsdokumente bis hin zu Vertragsunterlagen.

DSGVO erfüllen

Durch digitale Lösungen lassen sich Daten nicht nur effizient verwalten, sondern auch schnell wiederfinden, revisionssicher speichern und vor unbefugtem Zugriff schützen. Automatisierte Prozesse, Cloud-Technologien und intelligente Schnittstellen sorgen für eine nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe.

Seit 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang von E-Rechnungen. Bis 2028 müssen Rechnungen dann auch elektronisch erstellt und im richtigen Format versendet werden. Daher muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und eingehende E-Rechnungen weiter zu verarbeiten.

Unsere Servicepartner unterstützen Sie gern.

DOCBOX - Dokumentenmanagement für rechtskonformes Archivieren

Bei der DOCBOX^® handelt es sich um eine revisionssichere Archivierungssoftware, die eingescannte, aus Anwendungen heraus gedruckte, in AutoArchive abgelegte und per Drag&Drop eingefügte Dokumente archiviert und deren Auffinden und Wiederherstellen gewährleistet.

Die DOCBOX^® unterstützt das Zusammenführen aller Informationen, die Ihr Unternehmen erreichen, vor Ort entstehen oder bereits vorhanden sind – ob digital oder analog. Jeder Brief, jede Rechnung, jede gedruckte Information kann digitalisiert und revisionssicher gespeichert und aufbewahrt werden.

Dafür stehen leistungsfähige Funktionen zum Archivieren von Dokumenten zur Verfügung.

Kassendaten revisionssicher archivieren

Elektronisch erfasste Daten müssen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (derzeit 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werden.

Dies umfasst neben den Kassendaten auch prüfungsrelevante Organisationsunterlagen, wie beispielsweise Verfahrensdokumentationen oder Programmier- und Bedienungsanleitungen.

Gerade bezüglich der Archivierung herrscht aus Erfahrungen Unsicherheit. Wichtig ist hierbei zu wissen, dass anders als bei einer Sicherung oder Speicherung, die Archivierung einer langfristigen Aufbewahrung von Daten dient und einer Dokumentationspflicht unterliegt.

Prüfen Sie für sich, auch mit Hilfe Ihres steuerlichen Beraters, ob Sie die Anforderungen der GoBD erfüllen.

Anbei einige Fragen, die Ihnen hierzu eine Unterstützung bieten:

• Archivieren Sie täglich, bspw. nach Geschäftsschluss, den Tagesabschluss und alle Einzelbons?
• Haben Sie technisch und organisatorisch geregelt, dass Ihre Daten für die Dauer von mindestens 10 Jahren vor Zerstörung, Diebstahl, technischem Defekt und Datenverlust geschützt und unveränderbar archiviert sind?
• Die Daten unterliegen der Dokumentationspflicht, was eine Löschung oder Änderung der Daten ausschließt. Können Sie – anders als bei der reinen Speicherung – die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten?
• Ist es garantiert, dass das eingesetzte Speichermedium auch trotz technischer Änderungen innerhalb der nächsten 10 Jahre lesbar sein wird?
• Wenn Sie bereits jetzt einen externen Dienstleister nutzen, vertrauen Sie darauf, dass der Dienstleister in den nächsten 10 bis 20 Jahren weiterbesteht?
• Der Prüfer erscheint unangemeldet in Ihrem Unternehmen und verlangt Einsicht in die Unterlagen. Sind Sie in der Lage, dem Prüfer jederzeit Zugriff auf die Tagesendsummen und Einzelumsätze der letzten 10 Jahre zu gewähren?

Haben Sie eine oder mehrere Fragen mit „Nein“ beantwortet? Dann sollten Sie tätig werden! Mit DATEV Kassenarchiv online kommen Sie Ihrer Archivierungspflicht einfach und zuverlässig nach! Sie archivieren sowohl Ihre Kassendaten als auch Organisationsunterlagen, die im Prüfungsfall verlangt werden revisionssicher im DATEV Rechenzentrum.

Akten-, Daten- und Festplattenvernichtung / Akten- und Datenarchivierung / Aktenrettung / Datenschutzschulungen

Wenn es um Firmen-, Kunden- und Mitarbeiterdaten geht, muss der Sicherheitsgedanke immer an erster Stelle stehen.

Nahezu alle im Büro vorhandenen Schriftstücke und auf Datenträgern gesicherten Dateien enthalten vertrauliche Informationen, die vor Einsicht Dritter geschützt werden müssen. Das modulare Sicherheitssystem von documentus ermöglicht es Ihnen, jederzeit genau das Maß an Sicherheit zu nutzen, das Sie benötigen.

Als Dienstleister im Bereich der Datensicherheit ist documentus mit mehr als drei Jahrzehnten Erfahrung einer der Marktführer in Deutschland. Mit den documentus-Leistungen Aktenvernichtung, Datenträgervernichtung, Aktenarchivierung, Datenschutzberatung, Datenschutzschulungen und Digitalisierung haben Sie die Möglichkeit, Ihre Büroorganisation sicher, wirtschaftlich und umweltgerecht zu gestalten.

Rhenus Data Office bietet Ihnen seine Dienstleistungen jederzeit – auf Wunsch auch mobile Vernichtung bei Ihnen vor Ort im Schredderfahrzeug.

Alle Niederlassungen der Rhenus Data Office GmbH sind als Entsorgungsfachbetriebe sowie Erstbehandlungsanlagen gemäß ElektroG zertifiziert und führen ein nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem.

Überlassen Sie die sichere Vernichtung und Entsorgung Ihrer vertraulichen Unterlagen und Datenträger einem Fachdienstleister. Mit 15 stationären Vernichtungsanlagen ist Rhenus Data Office bundesweit präsent – auch in Ihrer Nähe!

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Unser Partnerunternehmen Tillhub, bietet mit einem iPad basierten Kassensystem die perfekte Lösung. Unabhängig von der Unternehmensgröße.

Tillhub Kasse – einfach und intuitiv

• Kein Einarbeitungsaufwand durch intuitive Bedienung
• Mit nur 3 Klicks verkaufen
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• 100% finanzamtskonform
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Sparen Sie Geld: Bereits vorhandene Hardware kann verwendet werden

• Tablet und Terminal können auch mobil (vor-Ort-Verkauf) eingesetzt werden
• Bild- und Produktdatenbanken können stationär und beim Kunden vor Ort aufgezeigt werden
• Eine Anbindung an Ihr Warenwirtschaftsystem ist möglich

Tillhub Dashboard – alles auf einen Blick

• Besserer Überblick über Ihren Umsatz und Ihre Waren
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• DATEV-Schnittstelle für Datenübermittlung an Steuerberater
• Zentrale Filial- und Kassensteuerung

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• Kostenloser Telefon-Support
• Kostenloses Setup inklusive Einpflegen der Artikel
• 12 Monate Preisgarantie
• Interessierte können die Tillhub-Kasse bis zu 30 Tage kostenlos testen

Holen Sie sich einen Beratungstermin.

Wir sind für Sie da:

Carina Kratz und Nathalie Schlachter

Tel.: 06633-183270
E-Mail: serviceleistungen@orthegroh.de