Zeitgemäße Datenarchivierung und -Verwaltung

Gesetzeskonforme Datenarchivierung

In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt ist eine moderne und gesetzeskonforme Datenarchivierung unerlässlich. Zeitgemäße Systeme ermöglichen die sichere, strukturierte und langfristige Speicherung sensibler Informationen – von Patientenakten über Verwaltungsdokumente bis hin zu Vertragsunterlagen.

DSGVO erfüllen

Durch digitale Lösungen lassen sich Daten nicht nur effizient verwalten, sondern auch schnell wiederfinden, revisionssicher speichern und vor unbefugtem Zugriff schützen. Automatisierte Prozesse, Cloud-Technologien und intelligente Schnittstellen sorgen für eine nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe.

Seit 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang von E-Rechnungen. Bis 2028 müssen Rechnungen dann auch elektronisch erstellt und im richtigen Format versendet werden. Daher muss Ihr Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und eingehende E-Rechnungen weiter zu verarbeiten.

Unsere Servicepartner unterstützen Sie gern.

Weniger suchen. Schneller handeln. Besser organisiert.

Eine Kundenanfrage kommt herein, eine Rechnung wartet auf Freigabe oder eine Kollegin ist im Urlaub – und plötzlich beginnt die Suche nach dem richtigen Dokument.

Gerade bei Betrieben der technischen Orthopädie entstehen täglich zahlreiche Unterlagen. Liegen diese verteilt in Papierordnern, E-Mail-Postfächern, Laufwerken und verschiedenen Anwendungen, gehen Zeit und Überblick schnell verloren.

Mit der DOCBOX^® führen Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente zentral zusammen, finden benötigte Informationen sofort wieder und bilden wichtige Verwaltungsabläufe digital ab.

Aber DOCBOX^® ist mehr als eine digitale Ablage

Die DOCBOX^® sorgt nicht nur für weniger Papier. Sie verbindet Dokumente, Informationen und Bearbeitungsprozesse miteinander.

Das bedeutet für Ihren Arbeitsalltag:

• weniger Zeitverlust durch Suchen
• weniger Rückfragen und doppelte Ablagen
• schnellere Prüfungen und Freigaben
• mehr Transparenz über laufende Vorgänge
• klare Zuständigkeiten und zuverlässige Vertretungen
• eine sichere und zukunftsfähige Dokumentenverwaltung

Kassendaten revisionssicher archivieren

Elektronisch erfasste Daten müssen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (derzeit 10 Jahre) jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werden.

Dies umfasst neben den Kassendaten auch prüfungsrelevante Organisationsunterlagen, wie beispielsweise Verfahrensdokumentationen oder Programmier- und Bedienungsanleitungen.

Gerade bezüglich der Archivierung herrscht aus Erfahrungen Unsicherheit. Wichtig ist hierbei zu wissen, dass anders als bei einer Sicherung oder Speicherung, die Archivierung einer langfristigen Aufbewahrung von Daten dient und einer Dokumentationspflicht unterliegt.

Prüfen Sie für sich, auch mit Hilfe Ihres steuerlichen Beraters, ob Sie die Anforderungen der GoBD erfüllen.

Anbei einige Fragen, die Ihnen hierzu eine Unterstützung bieten:

• Archivieren Sie täglich, bspw. nach Geschäftsschluss, den Tagesabschluss und alle Einzelbons?
• Haben Sie technisch und organisatorisch geregelt, dass Ihre Daten für die Dauer von mindestens 10 Jahren vor Zerstörung, Diebstahl, technischem Defekt und Datenverlust geschützt und unveränderbar archiviert sind?
• Die Daten unterliegen der Dokumentationspflicht, was eine Löschung oder Änderung der Daten ausschließt. Können Sie – anders als bei der reinen Speicherung – die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten?
• Ist es garantiert, dass das eingesetzte Speichermedium auch trotz technischer Änderungen innerhalb der nächsten 10 Jahre lesbar sein wird?
• Wenn Sie bereits jetzt einen externen Dienstleister nutzen, vertrauen Sie darauf, dass der Dienstleister in den nächsten 10 bis 20 Jahren weiterbesteht?
• Der Prüfer erscheint unangemeldet in Ihrem Unternehmen und verlangt Einsicht in die Unterlagen. Sind Sie in der Lage, dem Prüfer jederzeit Zugriff auf die Tagesendsummen und Einzelumsätze der letzten 10 Jahre zu gewähren?

Haben Sie eine oder mehrere Fragen mit „Nein“ beantwortet? Dann sollten Sie tätig werden! Mit DATEV Kassenarchiv online kommen Sie Ihrer Archivierungspflicht einfach und zuverlässig nach! Sie archivieren sowohl Ihre Kassendaten als auch Organisationsunterlagen, die im Prüfungsfall verlangt werden revisionssicher im DATEV Rechenzentrum.

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften

Unser Partnerunternehmen Tillhub, bietet mit einem iPad basierten Kassensystem die perfekte Lösung. Unabhängig von der Unternehmensgröße.

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• Kein Einarbeitungsaufwand durch intuitive Bedienung
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Sparen Sie Geld: Bereits vorhandene Hardware kann verwendet werden

• Tablet und Terminal können auch mobil (vor-Ort-Verkauf) eingesetzt werden
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• Besserer Überblick über Ihren Umsatz und Ihre Waren
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